E-Rechnungspflicht 2025 in Deutschland

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich in Kraft. Was bedeutet das konkret für Unternehmen und welche Übergangsregelungen gibt es?

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der deutsche Gesetzgeber beschlossen, dass elektronische Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend werden. Diese Regelung gilt für alle Unternehmen, die im Inland steuerpflichtige Umsätze erbringen.

Zeitplan und Übergangsfristen

Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Verpflichtung zum Versand elektronischer Rechnungen tritt schrittweise in Kraft:

• 2025-2026: Übergangsphase – Papierrechnungen und einfache PDFs sind noch zulässig (mit Zustimmung des Empfängers)
• 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen versenden
• Ab 2028: Vollständige E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen

Welche Formate sind zulässig?

Eine E-Rechnung muss dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind hauptsächlich zwei Formate verbreitet:

• XRechnung: Ein rein strukturiertes XML-Format, das primär für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde
• ZUGFeRD: Ein Hybrid-Format, das ein PDF mit eingebetteten strukturierten Daten (XML) kombiniert – sowohl maschinenlesbar als auch für Menschen lesbar

Was müssen Unternehmen jetzt tun?

1. Systeme vorbereiten: Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware oder ERP-System E-Rechnungen verarbeiten kann
2. Format wählen: Entscheiden Sie sich für XRechnung oder ZUGFeRD (ZUGFeRD ist oft benutzerfreundlicher für den B2B-Bereich)
3. Prozesse anpassen: Schulen Sie Ihr Team und passen Sie interne Workflows an die neuen Anforderungen an
4. Konvertierungslösungen prüfen: Falls Ihr System noch nicht vollständig kompatibel ist, können Konvertierungstools wie SmartBillParser helfen

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Bestimmte Geschäftsvorfälle sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen:

• Kleinbetragsrechnungen (unter 250 €)
• Fahrausweise
• Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
• Bestimmte steuerfreie Umsätze

Fazit

Die E-Rechnungspflicht 2025 ist eine bedeutende Veränderung für deutsche Unternehmen. Die schrittweise Einführung gibt jedoch ausreichend Zeit zur Vorbereitung. Wer frühzeitig handelt und die richtigen Tools einsetzt, kann den Übergang reibungslos gestalten und gleichzeitig von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren: kürzere Bearbeitungszeiten, weniger Fehler und geringere Kosten.