So erstellen Sie konforme E-Rechnungen
Eine konforme E-Rechnung zu erstellen ist keine Hexerei – wenn man die richtigen Anforderungen kennt. Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess.
Grundanforderungen: Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als nur ein PDF. Laut Definition muss sie:
- In einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden
- Eine elektronische Verarbeitung ermöglichen
- Dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen
Ein einfaches PDF oder gescanntes Dokument erfüllt diese Anforderungen NICHT.
Schritt 1: Pflichtangaben sicherstellen
Ihre E-Rechnung muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten:
Pflichtangaben auf jeder E-Rechnung:
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Entgelt für die Leistung (Nettobetrag)
- Anzuwendender Steuersatz sowie Steuerbetrag
- Bei Steuerbefreiung: Hinweis auf die Befreiung
- Bei Reverse-Charge: entsprechender Hinweis
Schritt 2: Format wählen
Entscheiden Sie sich für ein EN 16931-konformes Format:
ZUGFeRD
Empfohlen für B2B
- PDF mit eingebettetem XML
- Menschenlesbar
- Vielseitig einsetzbar
- Profile: Basic, Comfort, Extended, XRechnung
XRechnung
Erforderlich für öffentliche Auftraggeber
- Reines XML-Format
- Nur maschinenlesbar
- Standard für Behörden
- Maximale Automatisierung
Schritt 3: Technische Umsetzung
Es gibt mehrere Wege, konforme E-Rechnungen zu erstellen:
Option 1: Native Erstellung
Moderne Buchhaltungs- und ERP-Systeme bieten oft eine integrierte E-Rechnungsfunktion:
- Prüfen Sie, ob Ihre Software bereits E-Rechnungen erstellen kann
- Aktivieren Sie ggf. entsprechende Module
- Konfigurieren Sie die Rechnungsvorlagen
- Stellen Sie sicher, dass das gewählte Profil EN 16931-konform ist
Option 2: Konvertierung
Falls Ihr System noch keine E-Rechnungen erstellt, können Sie bestehende Rechnungen konvertieren:
- Erstellen Sie Rechnungen wie gewohnt als PDF
- Nutzen Sie ein Konvertierungstool wie SmartBillParser
- Das Tool extrahiert die Daten und erstellt eine konforme E-Rechnung
- Validierung erfolgt automatisch
Option 3: Dienstleister
Spezialisierte Dienstleister übernehmen die E-Rechnungserstellung für Sie:
- Cloud-basierte Rechnungsportale
- E-Rechnungs-Dienstleister mit EDI-Anbindung
- Meist mit Archivierungsfunktion
Schritt 4: Validierung
Bevor Sie eine E-Rechnung versenden, sollten Sie deren Konformität überprüfen:
Wichtige Prüfpunkte:
- Technische Validierung: Entspricht die Datei dem gewählten Standard?
- Semantische Validierung: Sind alle Pflichtfelder korrekt befüllt?
- Inhaltliche Prüfung: Stimmen die Beträge und Berechnungen?
- Visualisierung (bei ZUGFeRD): Ist das PDF korrekt formatiert?
Tools wie der kostenlose Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) oder kommerzielle Lösungen helfen bei der Validierung.
Schritt 5: Versand und Archivierung
Nach erfolgreicher Erstellung und Validierung:
Versand
- E-Mail als gängigster Übertragungsweg
- Bereitstellung über Portal oder Cloud-Speicher
- EDI-Übertragung für automatisierte Prozesse
- Bei Behörden: oft über zentrale Plattformen (z.B. OZG-RE)
Archivierung
- E-Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden
- Archivierung in unveränderter Form (Original-Dateiformat)
- Sicherstellung der Lesbarkeit über den gesamten Zeitraum
- Bei ZUGFeRD: PDF/A-3 erfüllt Archivierungsanforderungen automatisch
Häufige Fehler vermeiden
Diese Fehler sollten Sie vermeiden:
- Einfaches PDF versenden: Ein normales PDF ist keine E-Rechnung
- Falsche Profile: Nicht alle ZUGFeRD-Profile sind EN 16931-konform
- Unvollständige Daten: Alle Pflichtfelder müssen befüllt sein
- Keine Validierung: Fehlerhafte Rechnungen werden vom Empfänger abgelehnt
- Fehlende Abstimmung: Klären Sie mit Ihren Geschäftspartnern das bevorzugte Format
Checkliste für konforme E-Rechnungen
- ✓Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten
- ✓EN 16931-konformes Format (XRechnung oder ZUGFeRD)
- ✓Technische und semantische Validierung erfolgreich
- ✓Bei ZUGFeRD: PDF/A-3 mit eingebettetem XML
- ✓Beträge und Berechnungen sind korrekt
- ✓Format mit Empfänger abgestimmt
- ✓Archivierungsstrategie definiert
Fazit
Die Erstellung konformer E-Rechnungen erfordert zunächst eine Umstellung der Prozesse, wird aber mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Tools schnell zur Routine. Die Investition lohnt sich: E-Rechnungen beschleunigen Prozesse, reduzieren Fehler und sparen langfristig Kosten.
Der wichtigste Schritt ist, jetzt anzufangen – die E-Rechnungspflicht kommt so oder so.
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