Papierrechnungen von Kleinunternehmen bleiben zulässig

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat in einem Schreiben vom 15.01.2025 für Klarheit gesorgt: Trotz der Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 dürfen Kleinunternehmen weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Wir fassen die wichtigsten Punkte für Sie zusammen.

Worum geht es bei der Klarstellung?

Mit dem Wachstumschancengesetz wird in Deutschland die E-Rechnung im B2B-Bereich zur Pflicht. Viele Unternehmer waren verunsichert, ob dies auch für Kleinunternehmen gilt, die nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind. Das BMF hat nun klargestellt, dass die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für diese Gruppe nicht im vollen Umfang gilt.

Die wichtigsten Fakten für Kleinunternehmer

• Ausstellung von Rechnungen: Kleinunternehmen dürfen weiterhin Rechnungen in Papierform oder als einfache PDF (ohne strukturierte Daten) versenden.
• Empfangspflicht ab 2025: Achtung! Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer) in der Lage sein, elektronische Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung zu empfangen und zu verarbeiten.
• B2B-Bereich: Die Erleichterungen gelten primär für die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B), wenn der Aussteller ein Kleinunternehmen ist.

Was ändert sich für den Empfang?

Obwohl Sie als Kleinunternehmer vielleicht weiterhin Papier verschicken dürfen, werden Ihre Lieferanten und Dienstleister zunehmend auf E-Rechnungen umstellen. Seit 2025 können Sie den Empfang einer E-Rechnung nicht mehr ablehnen. Das bedeutet, Sie benötigen einen Weg, um diese Dateien (oft XML-Daten innerhalb eines PDFs) zu lesen und revisionssicher zu archivieren.

Übergangsfristen beachten

Der Gesetzgeber hat großzügige Übergangsfristen vorgesehen:

• Ab 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 2028: Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für alle im B2B-Bereich. Kleinunternehmer (§ 19 UStG) dürfen jedoch weiterhin Papierrechnungen ausstellen, da sie von der E-Rechnungspflicht bei der Rechnungsausstellung dauerhaft befreit bleiben, sofern sie die Kleinunternehmerregelung anwenden.

Fazit

Kleinunternehmen haben vorerst Aufschub bei der aktiven Umstellung ihrer Rechnungsstellung. Dennoch ist es ratsam, sich frühzeitig mit dem Thema auseinanderzusetzen, da manche Unternehmen standardmäßig auf die E-Rechnung übergehen. Es ist daher ratsam, sich frühzeitig mit dem Thema auseinanderzusetzen.