XRechnung vs ZUGFeRD - Der Unterschied
Bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen stehen Unternehmen vor der Wahl: XRechnung oder ZUGFeRD? Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, unterscheiden sich aber in wichtigen Details.
Was ist XRechnung?
XRechnung ist ein rein strukturiertes, XML-basiertes Datenformat für elektronische Rechnungen. Es wurde speziell für den deutschen öffentlichen Sektor entwickelt und ist seit 2020 für Rechnungen an Bundesbehörden verpflichtend.
Charakteristika von XRechnung:
- Reines XML-Format ohne visuelle Darstellung
- 100% maschinenlesbar und strukturiert
- Benötigt spezielle Software zur Anzeige
- Optimal für vollautomatisierte Prozesse
- Standard für öffentliche Auftraggeber
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Hybrid-Format, das ein PDF-Dokument mit eingebetteten strukturierten XML-Daten kombiniert.
Charakteristika von ZUGFeRD:
- PDF/A-3 mit eingebettetem XML
- Für Menschen lesbar UND maschinenverarbeitbar
- Kann mit jedem PDF-Reader geöffnet werden
- Verschiedene Profile (Basic, Comfort, Extended, XRechnung)
- Weit verbreitet im B2B-Bereich
Direkter Vergleich
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF mit XML |
| Lesbarkeit | Nur mit Software | Mit jedem PDF-Reader |
| Automatisierung | Vollständig | Vollständig |
| Hauptzielgruppe | Öffentlicher Sektor | B2B-Bereich |
| EN 16931-konform | Ja | Ja (ab Profil EN 16931) |
| Archivierung | Zusätzliches PDF empfohlen | PDF bereits integriert |
Wann sollte man welches Format wählen?
Wählen Sie XRechnung, wenn:
- Sie hauptsächlich mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten
- Ihre Prozesse vollständig automatisiert sind
- Keine manuelle Prüfung der Rechnungen erfolgen soll
- Maximale Kompatibilität mit Behördensystemen erforderlich ist
Wählen Sie ZUGFeRD, wenn:
- Sie im B2B-Bereich tätig sind
- Ihre Geschäftspartner unterschiedliche Systeme nutzen
- Rechnungen auch manuell geprüft werden sollen
- Sie eine benutzerfreundliche Lösung bevorzugen
- Archivierung und Visualisierung in einem Format gewünscht sind
Technische Kompatibilität
Interessanterweise gibt es seit ZUGFeRD 2.1 ein spezielles Profil namens "XRechnung", das die XRechnung-Spezifikation als eingebettete XML-Datei in einem PDF/A-3 enthält. Dies kombiniert die Vorteile beider Welten:
- Erfüllt die XRechnung-Anforderungen für Behörden
- Bietet gleichzeitig die PDF-Visualisierung von ZUGFeRD
- Maximale Kompatibilität mit allen Empfängern
Fazit
Beide Formate sind rechtlich gleichwertig und erfüllen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht 2025. Für die meisten Unternehmen im B2B-Bereich ist ZUGFeRD aufgrund seiner Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit die bessere Wahl. Wer ausschließlich mit Behörden arbeitet, kann auf die klassische XRechnung setzen.
Die beste Lösung ist oft ein System, das beide Formate unterstützt – so sind Sie für alle Szenarien gewappnet.
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